Política de tratamiento de datos personales

1Responsable del tratamiento

SIVAR S.A.S. informa a todos los interesados que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se celebren con la sociedad serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

2Objeto

Esta política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento a través de los procedimientos de SIVAR S.A.S. De esta forma se da cumplimiento a la ley, a las políticas y a los procedimientos de atención de derechos de los titulares, y a los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

3Destinatarios

Esta política se aplica a todas las bases de datos, físicas y digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de SIVAR S.A.S. en calidad de responsable, e igualmente en aquellos casos en que opere como encargada del tratamiento.

Está dirigida a que los titulares tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los tratamientos y las finalidades a las que serán sometidos sus datos, así como sobre los derechos que pueden ejercer.

4Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5Categorías especiales de datos

Datos sensibles

Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político; así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Tratamiento de datos sensibles

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Autorización especial

SIVAR S.A.S. informará, a través de los diversos medios de obtención de la autorización, que en virtud de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias los titulares no están obligados a otorgar autorización para el tratamiento de datos sensibles. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad y la adecuada prestación de los servicios.

Niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido.

6Finalidades

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares, SIVAR S.A.S. realizará operaciones que incluyen recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos. Este tratamiento se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en esta política y en las autorizaciones específicas otorgadas por el titular.

6.1 Clientes y usuarios

• Controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados por la empresa.
• Remitir las respuestas de las peticiones, quejas y reclamos.
• Adelantar los trámites relacionados con la prestación del servicio o la entrega del producto.
• Adelantar gestiones de cobro.
• Enviar información comercial y publicitaria relacionada con los productos y servicios que ofrece la empresa.
• Realizar campañas, actividades de divulgación, capacitaciones y webinars.
• Actualizar bases de datos.
• Elaborar estudios, estadísticas, encuestas y análisis de tendencias relacionados con las preferencias de los clientes y usuarios.
• Transferir información a terceros. La transferencia de datos a terceros podrá conllevar una retribución económica por parte del tercero a favor de SIVAR S.A.S.

6.2 Trabajadores

• Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.
• Realizar campañas de bienestar laboral.
• Tratar datos biométricos capturados por videovigilancia o grabación con fines de identificación, seguridad y prevención de fraude interno y externo.
• Adelantar los procesos de selección. Las hojas de vida se gestionan garantizando el principio de acceso restringido.
• Reportar pagos y emitir certificados de ingresos y retenciones.
• Realizar campañas del SG-SST.

6.3 Proveedores y contratistas

• Todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección y contractuales.
• Realizar los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
• Reportar pagos y emitir certificados.

7Recolección de datos

Los datos son otorgados directamente por el titular, así:

7.1 Clientes y usuarios

• Al diligenciar el formato de solicitud de apertura de cliente.
• En actividades de posicionamiento de marca como webinars, capacitaciones y otras.
• Al actualizar y crear los registros de usuario en las diferentes aplicaciones y plataformas administradas por SIVAR S.A.S.
• Durante el contacto telefónico y virtual con los usuarios y clientes.

7.2 Trabajadores

• Al aportar la documentación solicitada en la lista de documentos del empleado.
• Información contenida en las hojas de vida entregadas en los procesos de vinculación.
• Información obtenida dentro de campañas del SG-SST.
• Información obtenida para adelantar programas de bienestar laboral.

7.3 Proveedores

• Al aportar la documentación solicitada en la lista de documentos del prestador de servicios.
• Solicitud de documentos para creación en base de datos: Registro Único Tributario, certificado de existencia y representación legal y certificación bancaria.
• Envío de circularizaciones de proveedores.
• Actualización de datos de contacto.

8Información en nuestras bases de datos

• Datos de identificación: nombre, apellido, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, edad y huella, entre otros.
• Datos de ubicación: los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas, como dirección, teléfono, celular y correo electrónico.
• Datos de contenido socioeconómico: estrato, propiedad de la vivienda, datos financieros, crediticios o de carácter económico, datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia y experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación, historial académico y responsabilidades tributarias.
• Datos sensibles: los relacionados con la salud de la persona en cuanto a exámenes médicos ocupacionales.
• Especificaciones de productos y precios de nuestros clientes: precios de los productos y servicios ofrecidos, cantidad y características de los productos ofrecidos y vendidos.

9Tratamiento y seguridad

Seguridad de la información

Restringimos el acceso a la información personal de nuestros clientes, usuarios, empleados y proveedores. Los empleados que necesitan conocer esa información para procesarla están obligados a suscribir un acuerdo de confidencialidad y pueden ser sancionados o despedidos si no cumplen con las obligaciones allí establecidas.

Almacenamiento

Los datos personales se almacenan en nuestras bases de datos y físicamente en carpetas que permanecen archivadas bajo llave. El servidor donde reposan las bases de datos está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por el personal del área técnica. Solo el personal autorizado puede acceder al archivador y al servidor, por lo tanto todos los datos de los titulares están protegidos.

10Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la empresa responsable del tratamiento:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SIVAR S.A.S. como responsable y encargada del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SIVAR S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por SIVAR S.A.S., previa solicitud, respecto al uso que ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás que la modifiquen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11Área para ejercer sus derechos

SIVAR S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a la protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado.

12Consultas y reclamos

Consultas

SIVAR S.A.S. garantiza el derecho de consulta suministrando a quienes actúen en ejercicio de este derecho toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Para ello pone a disposición el teléfono (57) 312 803 9189 y el correo info@sivargroup.com.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de ese término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer.

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información, se entenderá que ha desistido.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13Vigencia de la base de datos

Los datos permanecerán almacenados en nuestra base de datos por un término indefinido y hasta que el titular solicite que sean suprimidos, a no ser que por requerimientos legales tal información deba permanecer en las bases de datos de SIVAR S.A.S. por un periodo determinado.

14Vigencia de la política

La presente política rige a partir del veinte (20) de mayo de dos mil veintidós (2022).